Vendor Responsibility & Accountability Overview

Category: Vendor Onboarding & Access
Section: Vendor Expectations & Scope
Audience: Prospective & Existing Vendors
Visibility: Public
Last Updated: 02 Jan 2026

1. Overview

This article defines the responsibilities, obligations, and accountability standards expected from all vendors working with Win Store.

Vendor engagement with Win Store is based on clear accountability, rule compliance, and professional conduct.
All vendors are responsible for understanding and adhering to Win Store’s policies throughout the entire business relationship.

2. General Vendor Responsibilities

All vendors are responsible for:

• Providing accurate and truthful business and product information

• Supplying products that meet agreed specifications and quality standards

• Complying with commercial terms, delivery schedules, and documentation requirements

• Maintaining professional and timely communication

• Following all published Win Store policies and procedures

Failure to meet these responsibilities may result in corrective action.

3. Product & Supply Accountability

Vendors are fully accountable for:

• Product quality consistency across all deliveries

• Accuracy of product specifications, descriptions, and technical data

• Compliance with approved samples or agreed standards

• Proper packaging and labeling as required

Any quality issues, defects, or deviations must be reported immediately.

4. Commercial & Operational Accountability

Vendors must ensure:

• Pricing integrity and transparency

• Compliance with agreed MOQ, lead time, and delivery terms

• No unauthorized price changes or informal agreements

• Timely notification of any operational or supply risks

Win Store does not accept responsibility for vendor-side operational failures.

5. Communication & Conduct Obligations

Vendors are required to:

• Use only official Win Store communication channels

• Avoid direct contact with Win Store customers

• Respect confidentiality and non-circumvention requirements

• Act ethically and professionally in all interactions

Any attempt to bypass communication or approval processes is considered a policy violation.

6. Compliance, Monitoring & Enforcement

Win Store monitors vendor performance and compliance on an ongoing basis.

Non-compliance may result in:

• Warning or corrective action requests

• Temporary suspension of vendor status

• Removal from approved vendor lists

• Termination of the vendor relationship

All enforcement decisions are made at Win Store’s discretion.

7. Important Notes

• Vendors are responsible for staying informed of policy updates

• Accountability applies regardless of order size or frequency

• Vendor status may be reviewed at any time based on performance or conduct

   

၁။ အကျဉ်းချုပ်

ဤဆောင်းပါးသည် Win Store နှင့် ပူးပေါင်းလုပ်ကိုင်သော Vendor များအတွက်
တာဝန်ယူမှု၊ တာဝန်ခံမှုနှင့် စည်းမျဉ်းလိုက်နာမှု စံနှုန်းများ ကို ဖော်ပြထားပါသည်။

Vendor များသည် Win Store ၏ စည်းမျဉ်းများကို နားလည်ပြီး
လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်နေစဉ် အပြည့်အဝ လိုက်နာရပါမည်။

၂။ Vendor အထွေထွေ တာဝန်များ

Vendor များသည်–

• လုပ်ငန်းနှင့် Product အချက်အလက်များကို မှန်ကန်စွာ ပေးရပါမည်

• သတ်မှတ်ထားသော Quality နှင့် Specification များကို လိုက်နာရပါမည်

• Commercial Terms နှင့် Delivery Schedule များကို လိုက်နာရပါမည်

• အချိန်မီ၊ တရားဝင် ဆက်သွယ်ရပါမည်

• Win Store ၏ Policy များအားလုံးကို လိုက်နာရပါမည်

၃။ Product နှင့် Supply အပေါ် တာဝန်ခံမှု

Vendor များသည်–

• Product Quality တည်ငြိမ်မှုအတွက် အပြည့်အဝ တာဝန်ခံရပါမည်

• Product Specification နှင့် Data များကို မှန်ကန်စွာ ပေးရပါမည်

• Approved Sample နှင့် ကိုက်ညီမှုရှိရပါမည်

• Packaging နှင့် Labeling စည်းမျဉ်းများကို လိုက်နာရပါမည်

Quality ပြဿနာများရှိပါက ချက်ချင်း အသိပေးရပါမည်။

၄။ Commercial နှင့် လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်မှု တာဝန်ခံမှု

Vendor များသည်–

• စျေးနှုန်း ပွင့်လင်းမြင်သာမှုရှိရပါမည်

• MOQ၊ Lead Time နှင့် Delivery စည်းမျဉ်းများကို လိုက်နာရပါမည်

• အလွတ်သဘော ညှိနှိုင်းမှု မပြုလုပ်ရပါ

• အခက်အခဲများကို ကြိုတင် အသိပေးရပါမည်

Vendor ဘက်မှ အမှားများအတွက် Win Store သည် တာဝန်မယူပါ။

၅။ ဆက်သွယ်ရေးနှင့် အကျင့်စာရိတ္တ တာဝန်များ

Vendor များသည်–

• တရားဝင် Channel များမှသာ ဆက်သွယ်ရပါမည်

• Win Store Customer များနှင့် တိုက်ရိုက် မဆက်သွယ်ရပါ

• Confidentiality နှင့် Non-Circumvention စည်းမျဉ်းများကို လိုက်နာရပါမည်

• အကျင့်စာရိတ္တနှင့် လုပ်ငန်းသဘောတရားကို ထိန်းသိမ်းရပါမည်

၆။ စည်းမျဉ်းလိုက်နာမှု စိစစ်ခြင်းနှင့် အရေးယူမှု

Win Store သည် Vendor များ၏ လုပ်ဆောင်မှုကို ဆက်လက် စိစစ်ပါသည်။

စည်းမျဉ်းမလိုက်နာပါက–

• သတိပေးခြင်း

• Vendor အခြေအနေ ယာယီရပ်ဆိုင်းခြင်း

• Approved Vendor စာရင်းမှ ဖယ်ရှားခြင်း

• Vendor ဆက်ဆံရေး ရပ်စဲခြင်း
  များ ဖြစ်နိုင်ပါသည်။

၇။ အရေးကြီးသော မှတ်ချက်များ

• Policy ပြောင်းလဲမှုများကို Vendor များကိုယ်တိုင် လိုက်နာရပါမည်

• Order ပမာဏမရွေး တာဝန်ခံမှုရှိရပါမည်

• Vendor အခြေအနေကို အချိန်မရွေး ပြန်လည်စိစစ်နိုင်ပါသည်