Rejection & Non-Conformance Policy

Category: Quality, Packaging & Compliance
Section: Quality Standards
Audience: Prospective & Approved Vendors
Visibility: Public
Last Updated: 02 Jan 2026

1. Overview

This policy defines how Win Store manages product rejection and non-conformance related to quality, specification, packaging, or compliance failures.

Non-conforming products pose risks to customers, operations, and brand reputation.
Win Store applies strict enforcement to protect supply integrity and market trust.

2. Definition of Non-Conformance

A product is considered non-conforming if it:

• Does not meet approved specifications or samples

• Fails quality, performance, or safety requirements

• Is damaged, defective, or improperly packaged

• Does not comply with documentation or certification requirements

• Differs from the approved quotation or order terms

3. Inspection & Detection

Non-conformance may be identified during:

• Incoming inspection at warehouse or fulfillment centers

• Pre-shipment or post-shipment checks

• Sample or batch testing

• Customer feedback or field failure reports

Detection may occur at any stage of the supply process.

4. Rejection Actions

Upon confirmation of non-conformance, Win Store may:

• Reject the affected products (partial or full batch)

• Require replacement or corrective shipment

• Request corrective action reports

• Suspend further deliveries temporarily

All actions are determined based on severity and impact.

5. Vendor Responsibilities

Vendors are responsible for:

• Investigating root causes of non-conformance

• Submitting corrective and preventive action plans (CAPA)

• Replacing or rectifying rejected products at their own cost

• Ensuring future shipments fully comply with requirements

Failure to cooperate may escalate enforcement actions.

6. Cost & Risk Allocation

Unless otherwise agreed in writing:

• All costs related to rejection are borne by the vendor

• This includes return freight, replacement, rework, or disposal

• Win Store is not liable for losses caused by vendor non-conformance

7. Repeated or Severe Non-Conformance

Repeated or critical non-conformance may result in:

• Increased inspection and monitoring

• Reduced order volumes

• Vendor performance downgrade

• Temporary suspension or termination of vendor status

Non-conformance history is recorded and reviewed.

8. Appeals & Clarifications

Vendors may submit:

• Clarification or supporting evidence

• Corrective documentation within a defined timeframe

Win Store’s final decision remains binding.

9. Important Notes

• Rejection does not guarantee future acceptance after correction

• Approval of corrective action does not waive liability

• Win Store reserves full discretion over rejection decisions

၁။ အကျဉ်းချုပ်

ဤမူဝါဒသည် Win Store မှ
Product Rejection (ပယ်ချခြင်း) နှင့်
Non-Conformance (စံနှုန်းမကိုက်ညီမှု) ကို ကိုင်တွယ်ပုံကို ဖော်ပြထားပါသည်။

စံနှုန်းမကိုက်ညီသော Product များသည်
Customer နှင့် Brand အပေါ် အန္တရာယ် ဖြစ်စေနိုင်ပါသည်။

၂။ Non-Conformance အဓိပ္ပါယ်

Product တစ်ခုကို အောက်ပါအခြေအနေများရှိပါက
Non-Conformance ဟု သတ်မှတ်ပါသည်–

• Approved Specification သို့မဟုတ် Sample မကိုက်ညီခြင်း

• Quality သို့မဟုတ် Performance မပြည့်မီခြင်း

• ပျက်စီးခြင်း၊ ချို့ယွင်းချက်ရှိခြင်း

• Packaging သို့မဟုတ် Certification မကိုက်ညီခြင်း

• Quotation သို့မဟုတ် Order နှင့် မကိုက်ညီခြင်း

၃။ စိစစ်တွေ့ရှိနိုင်သော အဆင့်များ

Non-Conformance ကို–

• Warehouse သို့ ရောက်ရှိစဉ်

• Shipment မပို့မီ သို့မဟုတ် ပို့ပြီးနောက်

• Sample စမ်းသပ်မှုအတွင်း

• Customer Complaint များမှ

တွေ့ရှိနိုင်ပါသည်။

၄။ ပယ်ချမှု လုပ်ဆောင်ချက်များ

Non-Conformance အတည်ပြုပြီးပါက Win Store သည်–

• Product အချို့ သို့မဟုတ် အပြည့်အစုံကို ပယ်ချနိုင်ပါသည်

• Replacement သို့မဟုတ် Corrective Shipment တောင်းဆိုနိုင်ပါသည်

• Corrective Action Report တောင်းဆိုနိုင်ပါသည်

• ဆက်လက်ပို့ဆောင်မှုကို ယာယီရပ်ဆိုင်းနိုင်ပါသည်

၅။ Vendor တာဝန်များ

Vendor များသည်–

• Non-Conformance အကြောင်းရင်းကို စိစစ်ရပါမည်

• Corrective နှင့် Preventive Action ကို တင်ပြရပါမည်

• ပယ်ချခံရသော Product များကို ကိုယ်တိုင်တာဝန်ယူရပါမည်

• နောက်ထပ် Shipment များကို စံနှုန်းပြည့်မီစေရပါမည်

၆။ ကုန်ကျစရိတ်နှင့် အန္တရာယ် တာဝန်ယူမှု

အထူးသဘောတူညီချက် မရှိပါက–

• ပယ်ချမှုနှင့် ဆိုင်သော ကုန်ကျစရိတ်အားလုံးကို Vendor မှ ခံယူရပါမည်

• ပြန်ပို့ခြင်း၊ အစားထိုးခြင်း၊ ဖယ်ရှားခြင်း ကုန်ကျစရိတ်များ ပါဝင်ပါသည်

• Vendor ကြောင့် ဖြစ်သော ဆုံးရှုံးမှုများကို Win Store မှ မတာဝန်ယူပါ

၇။ အကြိမ်ကြိမ် သို့မဟုတ် ပြင်းထန်သော Non-Conformance

အကြိမ်ကြိမ် ဖြစ်ပေါ်ပါက–

• Inspection တင်းကြပ်ခြင်း

• Order လျှော့ချခြင်း

• Vendor အဆင့်သတ်မှတ်ချက် လျော့ချခြင်း

• Vendor အဖြစ် ရပ်ဆိုင်းခြင်း သို့မဟုတ် ရပ်စဲခြင်း

ဖြစ်နိုင်ပါသည်။

၈။ အပြန်အလှန် ရှင်းလင်းခြင်း

Vendor များသည်–

• အထောက်အထားများနှင့် ရှင်းလင်းချက် တင်ပြနိုင်ပါသည်

• သတ်မှတ်ထားသော အချိန်အတွင်းသာ လက်ခံစဉ်းစားပါသည်

နောက်ဆုံးဆုံးဖြတ်ချက်သည် Win Store အပိုင်ဖြစ်ပါသည်။

၉။ အရေးကြီးသော မှတ်ချက်များ

• ပယ်ချမှုကို ပြင်ဆင်ပြီးနောက် အလိုအလျောက် လက်ခံမည် မဟုတ်ပါ

• Corrective Action လက်ခံခြင်းသည် တာဝန်လွှတ်ခြင်း မဟုတ်ပါ

• Win Store သည် ဆုံးဖြတ်ပိုင်ခွင့်ရှိပါသည်