Quality Claim Submission Process

Category: Quality, Packaging & Compliance
Section: Inspection & Claims
Audience: Prospective & Approved Vendors
Visibility: Public
Last Updated: 02 Jan 2026

1. Overview

This article defines the official process for submitting and handling quality-related claims between vendors and Win Store.

Quality claims are used to address non-conforming products, defects, damages, or performance issues identified during inspection or after delivery.
All claims must follow this process to ensure fair, timely, and documented resolution.

2. When a Quality Claim May Be Raised

A quality claim may be initiated if:

• Products fail incoming inspection or acceptance criteria

• Defects or damage are identified after delivery

• Products do not meet approved specifications or samples

• Performance or functional issues are reported by customers

• Repeated quality issues occur within the same batch or shipment

Claims must be based on verifiable evidence.

3. Claim Submission Timeline

Vendors must be notified of quality issues:

• At receipt or during incoming inspection, or

• Within a reasonable period after discovery of latent defects

Claims submitted after unreasonable delay may be rejected.

4. Required Information for Claim Submission

Each quality claim must include:

• Purchase order or reference number

• Product name, model, and batch/lot number (if applicable)

• Quantity affected

• Detailed description of the issue

• Photos, videos, or inspection reports as evidence

• Proposed corrective action (if available)

Incomplete claims may not be processed.

5. Claim Submission Method

All quality claims must be submitted through:

• Official Win Store communication channels only

• Designated support or procurement contact points

Claims submitted via personal messaging, social media, or informal channels are not accepted.

6. Claim Review & Investigation

Upon receipt of a claim, Win Store may:

• Review submitted evidence

• Request additional information or samples

• Conduct internal or third-party evaluation

• Coordinate with the vendor for root cause analysis

Investigation timelines may vary depending on claim complexity.

7. Resolution & Corrective Actions

Depending on findings, resolution may include:

• Replacement of affected products

• Repair or rework

• Credit note or adjustment (if agreed)

• Corrective and preventive action plan (CAPA)

Resolution method is determined by Win Store based on severity and impact.

8. Cost & Responsibility

Unless otherwise agreed in writing:

• Vendors bear costs related to confirmed quality issues

• This includes replacement, rework, logistics, and disposal

• Win Store is not responsible for losses caused by vendor non-conformance

9. Repeated Claims & Escalation

Repeated quality claims may result in:

• Increased inspection frequency

• Reduced order volume

• Vendor performance downgrade

• Temporary suspension or termination

Claim history is recorded and reviewed as part of vendor evaluation.

10. Important Notes

• Claim submission does not imply automatic acceptance

• Resolution decisions are final and binding

• Win Store reserves full discretion over claim handling

၁။ အကျဉ်းချုပ်

ဤဆောင်းပါးသည် Win Store နှင့် Vendor များအကြား
Quality Claim (အရည်အသွေးဆိုင်ရာ တိုင်ကြားချက်) တင်သွင်းခြင်း လုပ်ငန်းစဉ်ကို ဖော်ပြထားပါသည်။

Quality Claim များသည်
စံနှုန်းမကိုက်ညီသော Product များကို ဖြေရှင်းရန် အသုံးပြုပါသည်။

၂။ Quality Claim တင်နိုင်သော အခြေအနေများ

အောက်ပါအခြေအနေများတွင် Quality Claim တင်နိုင်ပါသည်–

• Incoming Inspection မအောင်မြင်ပါက

• ပို့ဆောင်ပြီးနောက် ပျက်စီးမှု သို့မဟုတ် ချို့ယွင်းချက် တွေ့ရှိပါက

• Approved Specification သို့မဟုတ် Sample မကိုက်ညီပါက

• Customer များမှ Performance ပြဿနာ တင်ပြပါက

• Batch တစ်ခုတွင် Quality ပြဿနာ ထပ်ခါထပ်ခါ ဖြစ်ပေါ်ပါက

၃။ Claim တင်သွင်းရမည့် အချိန်ကာလ

Quality Issue တွေ့ရှိပြီးနောက်–

• လက်ခံစစ်ဆေးချိန်တွင် သို့မဟုတ်

• မမြင်နိုင်သော ချို့ယွင်းချက်များကို တွေ့ရှိပြီးနောက် အချိန်မီ

Vendor ကို အသိပေးရပါမည်။

အချိန်နှောင့်နှေးသော Claim များကို လက်ခံမည် မဟုတ်ပါ။

၄။ Claim တင်သွင်းရန် လိုအပ်သော အချက်အလက်များ

Quality Claim တစ်ခုတွင်–

• Purchase Order သို့မဟုတ် Reference

• Product အမည်၊ Model၊ Batch/Lot

• ထိခိုက်သော Quantity

• ပြဿနာ အသေးစိတ် ဖော်ပြချက်

• ဓာတ်ပုံ၊ ဗီဒီယို သို့မဟုတ် Inspection Report

• Corrective Action အကြံပြုချက် (ရှိပါက)

ပါဝင်ရပါမည်။

၅။ Claim တင်သွင်းရမည့် နည်းလမ်း

Quality Claim များကို–

• Win Store ၏ တရားဝင် Channel များမှသာ

• သတ်မှတ်ထားသော Contact Point များသို့သာ

တင်သွင်းရပါမည်။

Personal Message သို့မဟုတ် Social Media မှ တင်သွင်းခြင်း မလက်ခံပါ။

၆။ Claim စိစစ်ခြင်း လုပ်ငန်းစဉ်

Claim လက်ခံပြီးနောက် Win Store သည်–

• Evidence များကို စိစစ်ပါသည်

• အချက်အလက် ထပ်မံတောင်းဆိုနိုင်ပါသည်

• Sample သို့မဟုတ် Third-Party Testing ပြုလုပ်နိုင်ပါသည်

• Root Cause Analysis ဆောင်ရွက်နိုင်ပါသည်

၇။ ဖြေရှင်းချက်နှင့် Corrective Action

Claim အပေါ် မူတည်၍–

• Product အစားထိုးခြင်း

• ပြန်လည်ပြုပြင်ခြင်း

• Credit Note သို့မဟုတ် Adjustment

• CAPA တောင်းဆိုခြင်း

တို့ကို ဆောင်ရွက်နိုင်ပါသည်။

၈။ ကုန်ကျစရိတ်နှင့် တာဝန်ယူမှု

အထူးသဘောတူညီချက် မရှိပါက–

• Quality Issue နှင့် ဆိုင်သော ကုန်ကျစရိတ်အားလုံးကို Vendor မှ ခံယူရပါမည်

• Logistics၊ Replacement၊ Disposal ကုန်ကျစရိတ်များ ပါဝင်ပါသည်

• Vendor ကြောင့် ဖြစ်သော ဆုံးရှုံးမှုများကို Win Store မှ မတာဝန်ယူပါ

၉။ Claim ထပ်ခါထပ်ခါ ဖြစ်ပေါ်ပါက

အကြိမ်ကြိမ် Claim ဖြစ်ပါက–

• Inspection တင်းကြပ်ခြင်း

• Order လျှော့ချခြင်း

• Vendor Performance လျော့ကျခြင်း

• Vendor အဖြစ် ရပ်ဆိုင်းခြင်း သို့မဟုတ် ရပ်စဲခြင်း

ဖြစ်နိုင်ပါသည်။

၁၀။ အရေးကြီးသော မှတ်ချက်များ

• Claim တင်ခြင်းသည် အလိုအလျောက် လက်ခံခြင်း မဟုတ်ပါ

• Win Store ၏ ဆုံးဖြတ်ချက်သည် နောက်ဆုံးဖြစ်ပါသည်

• Claim Handling ကို Win Store မှ ထိန်းချုပ်ပါသည်