Incoming Inspection & Acceptance Criteria

Category: Quality, Packaging & Compliance
Section: Inspection & Claims
Audience: Prospective & Approved Vendors
Visibility: Public
Last Updated: 02 Jan 2026

1. Overview

This article defines Win Store’s incoming inspection process and acceptance criteria for all goods delivered by vendors.

Incoming inspection is conducted to verify quality, quantity, packaging, documentation, and compliance before goods are accepted into inventory or fulfillment operations.

Acceptance is conditional and subject to inspection results.

2. Scope of Incoming Inspection

Incoming inspection applies to:

• All warehouse and fulfillment deliveries

• Local and international shipments

• Full shipments, partial shipments, and backorders

• Sample-based and bulk deliveries

Inspection may be conducted at warehouse, fulfillment center, or designated receiving locations.

3. Inspection Criteria

Goods are inspected against the following criteria:

3.1 Quantity Verification

• Delivered quantity vs approved order

• Carton count and unit count

• Over-shipments or short-shipments

3.2 Product & Specification Check

• Product identity and labeling

• Specification and model accuracy

• Compliance with approved samples and quotations

3.3 Quality & Condition

• Visual defects or damage

• Functional or material issues

• Signs of corrosion, moisture, or mishandling

3.4 Packaging & Labeling

• Packaging integrity and protection

• Label accuracy and traceability

• Suitability for storage and handling

3.5 Documentation Review

• Invoice, Packing List, CO, Specifications

• Consistency across all documents

4. Acceptance Criteria

Goods are accepted only if they:

• Fully comply with approved specifications

• Meet quality and condition requirements

• Are correctly packaged and labeled

• Match delivery and documentation details

Acceptance may be full, partial, or conditional, depending on inspection results.

5. Conditional Acceptance

Conditional acceptance may be applied when:

• Minor, non-critical deviations are identified

• Corrective action is agreed in writing

• Risk to operations or customers is low

Conditional acceptance does not waive vendor responsibility.

6. Non-Conformance & Rejection

If non-conformance is identified:

• Goods may be partially or fully rejected

• A rejection or claim notice may be issued

• Vendors may be required to replace or rectify goods

• Further deliveries may be suspended

Rejection handling follows the Rejection & Non-Conformance Policy.

7. Claims & Notification Timeline

Win Store will notify vendors of inspection findings within a reasonable timeframe after receipt.

Vendors must respond promptly to:

• Inspection reports

• Clarification requests

• Corrective action requirements

Delayed responses may escalate claims handling.

8. Vendor Responsibilities

Vendors are responsible for:

• Ensuring goods meet acceptance criteria before shipment

• Proper packaging and labeling

• Accurate documentation submission

• Supporting inspection and claim resolution

Win Store is not responsible for vendor-side preparation errors.

9. Important Notes

• Inspection acceptance does not guarantee future order volume

• Hidden or latent defects may be claimed after acceptance

• Win Store reserves full discretion over inspection outcomes

၁။ အကျဉ်းချုပ်

ဤဆောင်းပါးသည် Win Store သို့ ပို့ဆောင်လာသော ကုန်ပစ္စည်းများအတွက်
Incoming Inspection (လက်ခံစစ်ဆေးခြင်း) နှင့်
Acceptance Criteria (လက်ခံမှုစံနှုန်းများ) ကို ဖော်ပြထားပါသည်။

ကုန်ပစ္စည်းများကို Inventory ထဲသို့ ထည့်သွင်းမီ
Quality၊ Quantity၊ Packaging နှင့် စာရွက်စာတမ်းများကို စစ်ဆေးပါသည်။

၂။ Incoming Inspection အကျုံးဝင်မှု

Incoming Inspection သည်–

• Warehouse နှင့် Fulfillment Delivery အားလုံး

• Local နှင့် International Shipment များ

• Full / Partial Shipment နှင့် Backorder များ

• Sample နှင့် Bulk Delivery များ

အပေါ် အကျုံးဝင်ပါသည်။

၃။ စစ်ဆေးသည့် အချက်များ

၃.၁ Quantity စစ်ဆေးခြင်း

• Order နှင့် ကိုက်ညီမှု

• Carton နှင့် Unit အရေအတွက်

• ပိုလျှံခြင်း သို့မဟုတ် လျော့နည်းခြင်း

၃.၂ Product & Specification

• Product အမည်နှင့် Label

• Model နှင့် Specification

• Approved Sample နှင့် ကိုက်ညီမှု

၃.၃ Quality & Condition

• ပျက်စီးမှု သို့မဟုတ် ချို့ယွင်းချက်

• Material နှင့် Function ပြဿနာများ

• စိုထိုင်းဆ၊ သံချေး အခြေအနေများ

၃.၄ Packaging & Labeling

• ထုပ်ပိုးမှု ကောင်းမွန်မှု

• Label မှန်ကန်မှု

• သိုလှောင်မှုအတွက် သင့်လျော်မှု

၃.၅ စာရွက်စာတမ်း စစ်ဆေးခြင်း

• Invoice, Packing List, CO, Specification

• စာရွက်စာတမ်း ကိုက်ညီမှု

၄။ Acceptance Criteria

အောက်ပါအချက်များကို ပြည့်မီပါကသာ လက်ခံပါသည်–

• Specification နှင့် Quality ကိုက်ညီမှု

• Packaging နှင့် Labeling မှန်ကန်မှု

• Delivery နှင့် Documentation ကိုက်ညီမှု

လက်ခံမှုသည် Full / Partial / Conditional ဖြစ်နိုင်ပါသည်။

၅။ Conditional Acceptance

အောက်ပါအခြေအနေများတွင် Conditional Acceptance ပြုလုပ်နိုင်ပါသည်–

• အရေးမကြီးသော ချို့ယွင်းချက်များသာရှိပါက

• Corrective Action ကို သဘောတူထားပါက

• Operation အန္တရာယ် နည်းပါက

Conditional Acceptance သည် Vendor တာဝန်ကို မလျှော့ချပါ။

၆။ Non-Conformance & Rejection

Non-Conformance တွေ့ရှိပါက–

• Product ကို အချို့ သို့မဟုတ် အပြည့်အစုံ ပယ်ချနိုင်ပါသည်

• Claim သို့မဟုတ် Rejection Notice ထုတ်နိုင်ပါသည်

• Replacement သို့မဟုတ် Rectification တောင်းဆိုနိုင်ပါသည်

• နောက်ထပ် Shipment များကို ယာယီရပ်ဆိုင်းနိုင်ပါသည်

၇။ Claim အသိပေးခြင်း အချိန်ကာလ

Win Store သည် Inspection ပြီးနောက်
Vendor များအား အချိန်မီ အသိပေးပါသည်။

Vendor များသည်–

• Inspection Report

• Clarification Request

• Corrective Action

တို့ကို အမြန်တုံ့ပြန်ရပါမည်။

၈။ Vendor တာဝန်များ

Vendor များသည်–

• Shipment မပို့မီ Acceptance Criteria ပြည့်မီစေရပါမည်

• Packaging နှင့် Labeling ကို မှန်ကန်စွာ ပြုလုပ်ရပါမည်

• စာရွက်စာတမ်းများ ပြည့်စုံရပါမည်

• Claim ဖြေရှင်းမှုတွင် ပူးပေါင်းပါဝင်ရပါမည်

၉။ အရေးကြီးသော မှတ်ချက်များ

• Incoming Inspection လက်ခံခြင်းသည် နောက်ပိုင်း Order အာမခံ မဟုတ်ပါ

• မမြင်နိုင်သော ချို့ယွင်းချက်များကို နောက်ပိုင်း Claim ပြုလုပ်နိုင်ပါသည်

• Win Store သည် Inspection ဆုံးဖြတ်ပိုင်ခွင့်ရှိပါသည်