Replacement, Credit & Compensation Policy

Category: Quality, Packaging & Compliance
Section: Inspection & Claims
Audience: Prospective & Approved Vendors
Visibility: Public
Last Updated: 02 Jan 2026

1. Overview

This policy defines how replacement, credit, or compensation is handled when quality issues, non-conformance, or confirmed claims occur.

Win Store applies this policy to ensure fair resolution, operational continuity, and risk control, while protecting customers and brand integrity.

2. Applicable Scenarios

This policy applies when:

• Quality claims are confirmed

• Products are rejected due to non-conformance

• Approved specifications or samples are not met

• Damage or defects are attributable to the vendor

• Shipment errors cause commercial or operational impact

Resolution method is determined based on severity and impact.

3. Replacement Policy

When Replacement May Be Required

Win Store may require replacement when:

• Products are defective or unusable

• Quality failure affects customer delivery

• Non-conformance is confirmed and correctable

Replacement Conditions

• Replacement products must match approved specifications

• Replacement must be provided at vendor’s cost

• Replacement timelines must be agreed in writing

• Replacement does not reset original vendor responsibility

4. Credit Note Policy

Credit notes may be considered when:

• Replacement is not practical or commercially reasonable

• Products are rejected and retained or disposed

• Partial non-conformance affects only part of a shipment

Credit notes must:

• Reference the original order or claim

• Be issued through official accounting channels

• Be approved by Win Store finance and procurement

5. Compensation Policy

Compensation may be considered only in exceptional cases, such as:

• Proven losses directly caused by vendor non-conformance

• Repeated or severe quality failures

• Confirmed impact on customer delivery commitments

Compensation is not automatic and requires formal approval.

6. Exclusions & Limitations

Win Store does not provide compensation for:

• Indirect or consequential losses

• Loss of future business or opportunities

• Market price fluctuations

• Vendor operational or planning failures

Claims beyond confirmed scope are not accepted.

7. Vendor Responsibilities

Vendors are responsible for:

• Cooperating fully in claim resolution

• Providing timely replacement or credit

• Bearing costs related to confirmed issues

• Implementing corrective and preventive actions

Failure to comply may escalate enforcement actions.

8. Decision Authority & Finality

• Resolution method is determined by Win Store

• Decisions are based on documented evidence

• All resolutions are final and binding

Win Store reserves full discretion under this policy.

9. Important Notes

• Replacement or credit does not guarantee future orders

• Resolution does not waive other policy obligations

• Repeated claims affect vendor performance status

၁။ အကျဉ်းချုပ်

ဤမူဝါဒသည် Quality Issue သို့မဟုတ် Claim အတည်ပြုခြင်း ဖြစ်ပေါ်ပါက
Replacement (အစားထိုးခြင်း)၊ Credit (ငွေလျှော့ချခြင်း) နှင့်
Compensation (လျော်ကြေးပေးခြင်း) ကို ကိုင်တွယ်ပုံကို ဖော်ပြထားပါသည်။

Win Store သည် စျေးကွက်ယုံကြည်မှုနှင့် လုပ်ငန်းလည်ပတ်မှုကို ကာကွယ်ရန်
စည်းမျဉ်းတကျ ဖြေရှင်းပါသည်။

၂။ အကျုံးဝင်သော အခြေအနေများ

ဤမူဝါဒသည်–

• Quality Claim အတည်ပြုပါက

• Non-Conformance ကြောင့် Product ပယ်ချခံရပါက

• Approved Specification မကိုက်ညီပါက

• Vendor ကြောင့် ပျက်စီးမှု ဖြစ်ပေါ်ပါက

• Shipment အမှားကြောင့် အကျိုးသက်ရောက်မှုရှိပါက

အကျုံးဝင်ပါသည်။

၃။ Replacement မူဝါဒ

Replacement လိုအပ်သော အခြေအနေများ

• Product အသုံးမပြုနိုင်ပါက

• Customer Delivery ကို ထိခိုက်ပါက

• ပြင်ဆင်နိုင်သော Quality Issue ဖြစ်ပါက

Replacement စည်းမျဉ်းများ

• Approved Specification နှင့် ကိုက်ညီရပါမည်

• Vendor မှ ကုန်ကျစရိတ်အားလုံး ခံယူရပါမည်

• အချိန်ကာလကို စာဖြင့် သဘောတူရပါမည်

• Vendor တာဝန်ကို မလျှော့ချပါ

၄။ Credit Note မူဝါဒ

အောက်ပါအခြေအနေများတွင် Credit Note ကို စဉ်းစားနိုင်ပါသည်–

• Replacement မဖြစ်နိုင်ပါက

• Product ပယ်ချပြီး ဖယ်ရှားရပါက

• Shipment အချို့သာ ထိခိုက်ပါက

Credit Note များသည်–

• မူလ Order သို့မဟုတ် Claim ကို Reference ပြုရပါမည်

• Finance Channel မှ တရားဝင် ထုတ်ပြန်ရပါမည်

• Win Store မှ အတည်ပြုရပါမည်

၅။ Compensation မူဝါဒ

Compensation ကို–

• Vendor ကြောင့် အမှန်တကယ် ဆုံးရှုံးမှုရှိပါက

• ပြင်းထန်သော Quality Failure ဖြစ်ပါက

• Customer Commitment ကို ထိခိုက်ပါက

အထူးအခြေအနေများတွင်သာ စဉ်းစားပါသည်။

Compensation သည် အလိုအလျောက် မပေးပါ။

၆။ မပါဝင်သော အချက်များ

Win Store သည်–

• Indirect Loss များ

• အနာဂတ် အကျိုးအမြတ် ဆုံးရှုံးမှု

• စျေးနှုန်း အပြောင်းအလဲ

• Vendor Planning အမှားများ

အတွက် Compensation မပေးပါ။

၇။ Vendor တာဝန်များ

Vendor များသည်–

• Claim ဖြေရှင်းမှုတွင် ပူးပေါင်းရပါမည်

• Replacement သို့မဟုတ် Credit ကို အချိန်မီ ပေးရပါမည်

• ကုန်ကျစရိတ်ကို ကိုယ်တိုင် ခံယူရပါမည်

• Corrective Action ကို ဆောင်ရွက်ရပါမည်

၈။ ဆုံးဖြတ်ပိုင်ခွင့်

• ဖြေရှင်းနည်းကို Win Store မှ ဆုံးဖြတ်ပါသည်

• Evidence အပေါ် အခြေခံပါသည်

• ဆုံးဖြတ်ချက်သည် နောက်ဆုံးဖြစ်ပါသည်

၉။ အရေးကြီးသော မှတ်ချက်များ

• Replacement သို့မဟုတ် Credit သည် Order အာမခံ မဟုတ်ပါ

• Policy အခြားအချက်များကို မလျော့ပါ

• Claim များထပ်ခါထပ်ခါ ဖြစ်ပါက Vendor Status ကို ထိခိုက်ပါသည်