Damage, Loss & Responsibility Matrix

Category: Quality, Packaging & Compliance
Section: Packaging & Branding
Audience: Prospective & Approved Vendors
Visibility: Public
Last Updated: 02 Jan 2026

1. Overview

This policy defines responsibility allocation for damage, loss, or discrepancy of goods at different stages of the supply and delivery process.

Clear responsibility rules are required to ensure fair claim handling, cost control, and operational accountability.
Responsibility is determined based on delivery model, Incoterms, and custody stage.

2. Key Principles

• Responsibility follows custody and control

• Risk transfer follows the agreed Incoterm

• Documentation and inspection records determine liability

• Unauthorized handling voids protection

3. Responsibility Matrix (Summary)

4. Vendor-Controlled Stages

Vendors are responsible for damage or loss occurring during:

• Production and pre-shipment handling

• Storage at vendor facilities

• Packaging and labeling

• Vendor-arranged transportation

All risks remain with the vendor until formal acceptance by Win Store.

5. Win Store-Controlled Stages

Win Store assumes responsibility after:

• Incoming inspection is completed

• Goods are formally accepted into warehouse or fulfillment

• Custody is transferred under agreed terms

This excludes hidden defects or specification non-conformance.

6. Packaging-Related Liability

If damage or loss is caused by:

• Weak or improper packaging

• Incorrect labeling or handling instructions

• Non-compliance with packaging standards

The vendor remains fully responsible, regardless of delivery stage.

7. Quantity Discrepancies

• Shortages identified at receipt are vendor responsibility

• Over-shipments without approval may be rejected

• Quantity disputes rely on packing list and inspection records

8. Claims & Evidence Requirements

Responsibility decisions are based on:

• Inspection reports

• Photos and videos

• Delivery notes and transport records

• Packaging condition evidence

Incomplete evidence may invalidate claims.

9. Force Majeure

Events such as natural disasters, war, or government actions are handled:

• On a case-by-case basis

• According to contract terms and Incoterms

• With shared mitigation responsibility where applicable

10. Important Notes

• Responsibility allocation does not guarantee compensation

• Claims must follow the Quality Claim Submission Process

• Win Store reserves final decision authority

၁။ အကျဉ်းချုပ်

ဤမူဝါဒသည် ကုန်ပစ္စည်းများ၏
Damage (ပျက်စီးမှု)၊ Loss (ပျောက်ဆုံးမှု) နှင့်
တာဝန်ယူရမည့်ဘက် ကို အဆင့်လိုက် သတ်မှတ်ဖော်ပြထားပါသည်။

တာဝန်ယူမှုကို Custody, Incoterm, နှင့် Inspection Record အပေါ် အခြေခံ၍ ဆုံးဖြတ်ပါသည်။

၂။ အခြေခံမူဝါဒများ

• ကုန်ပစ္စည်းကို ထိန်းချုပ်ထားသူသည် တာဝန်ယူရပါသည်

• Incoterm အရ Risk Transfer ကို သတ်မှတ်ပါသည်

• စာရွက်စာတမ်းနှင့် စစ်ဆေးမှတ်တမ်းများ အရေးကြီးပါသည်

• ခွင့်ပြုချက်မရှိသော Handling သည် အကာအကွယ် မရှိပါ

၃။ တာဝန်ယူမှု ဇယား (အကျဉ်းချုပ်)

၄။ Vendor တာဝန်ယူရမည့် အဆင့်များ

Vendor များသည်–

• Production နှင့် Pre-shipment Handling

• Vendor Storage

• Packaging & Labeling

• Vendor စီစဉ်သော Transport

အတွင်း ဖြစ်ပေါ်သော ပျက်စီးမှုများကို တာဝန်ယူရပါမည်။

၅။ Win Store တာဝန်ယူရမည့် အဆင့်များ

Win Store သည်–

• Incoming Inspection ပြီးစီးပြီး

• Warehouse သို့ လက်ခံပြီး

• Custody လွှဲပြောင်းပြီးနောက်

ပျက်စီးမှုများကို တာဝန်ယူပါသည်။

Hidden Defect များ မပါဝင်ပါ။

၆။ Packaging ကြောင့် ဖြစ်ပေါ်သော ပျက်စီးမှု

အောက်ပါအကြောင်းများကြောင့် ဖြစ်ပါက–

• Packaging မခိုင်မာခြင်း

• Label မှားယွင်းခြင်း

• Handling Instruction မလိုက်နာခြင်း

Vendor မှ တာဝန်ယူရပါမည်။

၇။ Quantity မကိုက်ညီမှု

• လက်ခံစစ်ဆေးချိန် လျော့နည်းမှု – Vendor တာဝန်

• ခွင့်ပြုချက်မရှိသော ပိုလွန်ပို့ဆောင်မှု – ပယ်ချနိုင်ပါသည်

• Packing List နှင့် Inspection Record ကို အခြေခံပါသည်

၈။ Claim အထောက်အထားများ

ဆုံးဖြတ်ရာတွင်–

• Inspection Report

• ဓာတ်ပုံ / ဗီဒီယို

• Delivery Note

• Packaging Evidence

များကို အသုံးပြုပါသည်။

၉။ Force Majeure

သဘာဝဘေးအန္တရာယ်များ၊ စစ်ပွဲများ စသည်တို့ကို–

• Case-by-case ဖြင့် စဉ်းစားပါသည်

• Contract နှင့် Incoterm အရ ဆုံးဖြတ်ပါသည်

၁၀။ အရေးကြီးသော မှတ်ချက်များ

• တာဝန်ယူမှု သတ်မှတ်ခြင်းသည် အလိုအလျောက် Compensation မပေးပါ

• Claim များကို တရားဝင် Process ဖြင့်သာ လက်ခံပါသည်

• Win Store သည် ဆုံးဖြတ်ပိုင်ခွင့်ရှိပါသည်