How to Submit a Quotation

Category: Quotation & Communication Process
Section: Quotation Process
Audience: Prospective & Approved Vendors
Visibility: Public
Last Updated: 02 Jan 2026

1. Overview

This article explains the official process for submitting quotations to Win Store.

All quotations must follow this process to ensure fair evaluation, pricing consistency, and efficient procurement decisions.
Quotations submitted outside this process may be ignored or rejected.

2. When Vendors May Submit a Quotation

Vendors may submit quotations only when:

• Win Store issues a quotation request

• A product requirement is published in the Vendor Sourcing Portal

• Win Store explicitly invites pricing submission

Unsolicited or repeated quotations without request are discouraged.

3. Approved Submission Channels

All quotations must be submitted through official Win Store channels only, such as:

• Vendor Sourcing Portal (if enabled)

• Official procurement or sourcing email

• Designated quotation submission form or system

Quotations sent via personal messaging apps, social media, or informal channels are not accepted.

4. Quotation Submission Steps

Step 1: Review Requirements

Before submitting, vendors must review:

• Product specifications and requirements

• MOQ, lead time, and delivery expectations

• Pricing and currency policies

• Required documentation

Submitting a quotation implies acceptance of these requirements.

Step 2: Prepare the Quotation

Vendors must prepare a quotation that includes:

• Complete product and pricing information

• Applicable Incoterms

• Price validity and expiry

• Required supporting documents (if requested)

Incomplete quotations may be rejected.

Step 3: Submit Through Official Channel

Submit the quotation using the instructed channel and format.

Each quotation must reference:

• Product requirement or request ID

• Vendor name and contact details

• Quotation date and reference number

5. After Submission

After submission:

• Win Store will review quotations internally

• Clarifications may be requested

• Vendors should not follow up excessively

Quotation review timelines vary by product and complexity.

6. Revision & Re-Submission Rules

Vendors may revise quotations only when:

• Win Store formally requests clarification or revision

• Validity has expired and re-quotation is requested

Unrequested revisions or price changes are not permitted.

7. Prohibited Practices

The following are strictly prohibited:

• Negotiating prices through the portal

• Submitting multiple conflicting quotations

• Contacting non-designated staff regarding quotations

• Using social media or personal messages for pricing

Violations may affect vendor status.

8. Vendor Responsibilities

Vendors are responsible for:

• Submitting accurate and final pricing

• Ensuring quotation compliance

• Monitoring quotation validity

• Responding promptly to clarification requests

Win Store is not responsible for vendor submission errors.

9. Important Notes

• Quotation submission does not guarantee order placement

• Win Store may evaluate multiple vendors simultaneously

• All decisions are communicated through official channels only

၁။ အကျဉ်းချုပ်

ဤဆောင်းပါးသည် Win Store သို့
Quotation တင်သွင်းရမည့် တရားဝင် လုပ်ငန်းစဉ် ကို ဖော်ပြထားပါသည်။

ဤလုပ်ငန်းစဉ်ကို မလိုက်နာပါက
Quotation များကို လက်ခံစိစစ်မည် မဟုတ်ပါ။

၂။ Quotation တင်နိုင်သော အချိန်များ

Vendor များသည်–

• Win Store မှ Quotation တောင်းဆိုပါက

• Vendor Portal တွင် Product Requirement ဖော်ပြထားပါက

• Win Store မှ တရားဝင် ဖိတ်ကြားပါက

သာ Quotation တင်သွင်းရပါမည်။

၃။ တရားဝင် တင်သွင်းရမည့် Channel များ

Quotation များကို–

• Vendor Sourcing Portal

• Win Store ၏ Official Email

• သတ်မှတ်ထားသော Quotation Form / System

မှသာ တင်သွင်းရပါမည်။

Personal Message သို့မဟုတ် Social Media မှ တင်သွင်းခြင်း မလက်ခံပါ။

၄။ Quotation တင်သွင်းခြင်း အဆင့်များ

အဆင့် (၁) – လိုအပ်ချက်များ စစ်ဆေးရန်

Quotation မတင်မီ–

• Product Requirement

• MOQ နှင့် Lead Time

• Pricing Policy

• Required Documents

ကို ဖတ်ရှုနားလည်ရပါမည်။

အဆင့် (၂) – Quotation ပြင်ဆင်ရန်

Quotation တွင်–

• Product နှင့် Pricing အချက်အလက်များ

• Incoterm

• Price Validity

• Supporting Documents (လိုအပ်ပါက)

ပါဝင်ရပါမည်။

အဆင့် (၃) – တရားဝင် Channel မှ တင်သွင်းရန်

Quotation တစ်ခုစီတွင်–

• Product Reference

• Vendor အမည်

• Quotation Date

ကို ဖော်ပြရပါမည်။

၅။ တင်သွင်းပြီးနောက်

Quotation တင်ပြီးပါက–

• Win Store မှ စိစစ်ပါသည်

• Clarification တောင်းဆိုနိုင်ပါသည်

• အလွန်အကျွံ Follow-up မလုပ်ရပါ

၆။ ပြန်လည်ပြင်ဆင်ခြင်း စည်းမျဉ်းများ

Quotation ကို–

• Win Store မှ တောင်းဆိုပါကသာ

• Validity ကုန်ဆုံးပြီး Re-Quote တောင်းဆိုပါကသာ

ပြန်လည်တင်သွင်းနိုင်ပါသည်။

၇။ တားမြစ်ထားသော လုပ်ရပ်များ

• Portal မှ စျေးညှိနှိုင်းခြင်း

• Quotation အများကြီး တင်သွင်းခြင်း

• သတ်မှတ်မထားသော ဝန်ထမ်းများနှင့် ဆက်သွယ်ခြင်း

• Social Media မှ Quotation တင်ခြင်း

၈။ Vendor တာဝန်များ

Vendor များသည်–

• မှန်ကန်သော စျေးနှုန်း တင်သွင်းရပါမည်

• Quotation Validity ကို စောင့်ကြည့်ရပါမည်

• Clarification များကို အချိန်မီ တုံ့ပြန်ရပါမည်

၉။ အရေးကြီးသော မှတ်ချက်များ

• Quotation တင်သွင်းခြင်းသည် Order အာမခံ မဟုတ်ပါ

• Vendor များကို နှိုင်းယှဉ်စိစစ်ပါသည်

• အကြောင်းပြန်မှုများကို တရားဝင် Channel များမှသာ ပေးပို့ပါသည်