Incomplete or Non-Compliant Quotations

Category: Quotation & Communication Process
Section: Quotation Process
Audience: Prospective & Approved Vendors
Visibility: Public
Last Updated: 02 Jan 2026

1. Overview

This article explains how Win Store handles incomplete or non-compliant quotations submitted by vendors.

To ensure fair comparison and efficient procurement, all quotations must fully comply with published requirements, formats, and policies.
Quotations that do not meet these standards may be rejected without further review.

2. Definition of Incomplete Quotations

A quotation is considered incomplete if it is missing any required information, including but not limited to:

• Product specifications or identification

• Unit price or currency

• MOQ or order quantity details

• Lead time

• Price validity period

• Required documents (if requested)

Incomplete quotations delay evaluation and may be disqualified.

3. Definition of Non-Compliant Quotations

A quotation is considered non-compliant if it:

• Does not follow Win Store’s quotation format or submission process

• Conflicts with published pricing, currency, or Incoterm policies

• Includes conditional or unclear pricing

• Attempts negotiation through the portal or informal channels

• Is inconsistent with product requirements or specifications

Non-compliance is treated as a policy violation.

4. Common Examples of Issues

Common reasons quotations are classified as incomplete or non-compliant include:

• Missing MOQ or lead time

• Prices provided without validity period

• Mixed currencies or unclear Incoterms

• Inconsistent information across documents

• Unrequested price revisions or multiple versions

• Submissions via social media or personal messaging

5. Review & Handling Process

When an incomplete or non-compliant quotation is identified:

• The quotation may be rejected outright, or

• Clarification may be requested at Win Store’s discretion

Win Store is not obligated to request corrections or revisions.

6. Resubmission Rules

Vendors may resubmit quotations only when:

• Win Store formally requests clarification or correction

• A new quotation request is issued

• The original quotation validity has expired

Unrequested resubmissions are discouraged.

7. Impact on Vendor Evaluation

Repeated submission of incomplete or non-compliant quotations may:

• Delay sourcing decisions

• Reduce vendor credibility

• Negatively affect vendor performance records

• Impact future sourcing opportunities

Consistency and accuracy are key evaluation factors.

8. Vendor Responsibilities

Vendors are responsible for:

• Reviewing all quotation requirements before submission

• Ensuring quotations are complete and compliant

• Submitting best and final pricing

• Using official submission channels only

Win Store is not responsible for vendor preparation errors.

9. Important Notes

• Rejection of a quotation does not require justification

• Compliance does not guarantee order placement

• Win Store reserves full discretion over quotation acceptance

၁။ အကျဉ်းချုပ်

ဤဆောင်းပါးသည် Win Store သို့ တင်သွင်းသော
မပြည့်စုံသော (Incomplete) သို့မဟုတ်
စည်းမျဉ်းမလိုက်နာသော (Non-Compliant) Quotation များ ကို ကိုင်တွယ်ပုံကို ဖော်ပြထားပါသည်။

Quotation များကို သတ်မှတ်ထားသော စည်းမျဉ်းများနှင့် ကိုက်ညီမှသာ
စိစစ်ပါသည်။

၂။ Incomplete Quotation အဓိပ္ပါယ်

အောက်ပါအချက်များ မပါဝင်ပါက
Quotation ကို Incomplete ဟု သတ်မှတ်ပါသည်–

• Product Specification သို့မဟုတ် အချက်အလက်

• Unit Price သို့မဟုတ် Currency

• MOQ သို့မဟုတ် Order Quantity

• Lead Time

• Price Validity

• လိုအပ်သော စာရွက်စာတမ်းများ

၃။ Non-Compliant Quotation အဓိပ္ပါယ်

Quotation တစ်ခုသည်–

• Win Store Format မလိုက်နာပါက

• Pricing သို့မဟုတ် Currency Policy မကိုက်ညီပါက

• Conditional Pricing ပါဝင်ပါက

• Portal မှ စျေးညှိနှိုင်းရန် ကြိုးစားပါက

• Product Requirement မကိုက်ညီပါက

Non-Compliant ဟု သတ်မှတ်ပါသည်။

၄။ မကြာခဏ တွေ့ရသော ပြဿနာများ

• MOQ မဖော်ပြထားခြင်း

• Price Validity မပါဝင်ခြင်း

• Incoterm မရှင်းလင်းခြင်း

• စာရွက်စာတမ်း မကိုက်ညီခြင်း

• Social Media မှ Quotation တင်ခြင်း

၅။ စိစစ်နှင့် ကိုင်တွယ်ပုံ

Incomplete သို့မဟုတ် Non-Compliant Quotation များကို–

• ချက်ချင်း ပယ်ချနိုင်ပါသည်

• လိုအပ်ပါက Clarification တောင်းဆိုနိုင်ပါသည်

Win Store သည် ပြင်ဆင်ခွင့်ပေးရန် မလိုအပ်ပါ။

၆။ ပြန်လည်တင်သွင်းခြင်း စည်းမျဉ်းများ

Quotation ကို–

• Win Store မှ တောင်းဆိုပါကသာ

• Quotation အသစ် တောင်းဆိုပါကသာ

• Validity ကုန်ဆုံးပြီး Re-Quote တောင်းဆိုပါကသာ

ပြန်လည်တင်သွင်းနိုင်ပါသည်။

၇။ Vendor အကဲဖြတ်မှုအပေါ် သက်ရောက်မှု

Incomplete သို့မဟုတ် Non-Compliant Quotation များကို
ထပ်ခါထပ်ခါ တင်သွင်းပါက–

• Vendor ယုံကြည်မှု လျော့နည်းပါမည်

• Performance Record ကို ထိခိုက်ပါမည်

• အနာဂတ် Sourcing အခွင့်အရေး လျော့နည်းနိုင်ပါသည်

၈။ Vendor တာဝန်များ

Vendor များသည်–

• Quotation Requirement များကို ကြိုတင်ဖတ်ရှုရပါမည်

• ပြည့်စုံပြီး မှန်ကန်သော Quotation တင်သွင်းရပါမည်

• တရားဝင် Channel များမှသာ တင်သွင်းရပါမည်

၉။ အရေးကြီးသော မှတ်ချက်များ

• Quotation ပယ်ချခြင်းအတွက် အကြောင်းပြန်ရန် မလိုအပ်ပါ

• Compliance ရှိခြင်းသည် Order အာမခံ မဟုတ်ပါ

• Win Store သည် ဆုံးဖြတ်ပိုင်ခွင့်ရှိပါသည်