Official Communication Channels

Category: Quotation & Communication Process
Section: Communication Rules
Audience: Prospective & Approved Vendors
Visibility: Public
Last Updated: 02 Jan 2026

1. Overview

This article defines the official communication channels that vendors must use when communicating with Win Store.

To ensure traceability, accountability, and fair handling, all vendor communications must be conducted only through approved channels.
Communications made outside these channels may be ignored or considered non-compliant.

2. Approved Communication Channels

Vendors may communicate with Win Store through the following official channels only:

• Vendor Sourcing Portal (if enabled)

• Official Win Store support or procurement email addresses

• Designated ticketing or support systems

• Formally assigned contact points for specific projects or orders

The applicable channel will be communicated per process or request.

3. Purpose-Based Channel Usage

Each channel must be used for its intended purpose:

• Product & sourcing inquiries: Vendor Sourcing Portal or sourcing email

• Quotation submission: Designated quotation channel only

• Quality issues & claims: Official support or claims channel

• Documentation & compliance: Assigned procurement contact

Using the wrong channel may delay response or processing.

4. Prohibited Communication Methods

The following communication methods are not permitted for official business:

• Personal messaging apps (e.g. WhatsApp, Messenger, Line)

• Social media platforms (e.g. Facebook, LinkedIn, X)

• Direct contact with non-designated staff

• Informal phone calls without prior approval

Information shared through these channels is not considered official.

5. Communication Conduct Standards

All vendor communications must be:

• Professional and business-focused

• Clear, factual, and complete

• Free from pressure, harassment, or repeated follow-ups

• Respectful of response timelines

Unprofessional conduct may affect vendor evaluation.

6. Response Expectations

• Win Store responds based on priority and workload

• Response time may vary by request type

• Vendors should avoid repeated follow-ups unless requested

Lack of immediate response does not imply rejection or approval.

7. Record-Keeping & Audit

• Official communications are recorded for audit and compliance

• Verbal or informal communications are not binding

• Only written confirmations via official channels are valid

8. Vendor Responsibilities

Vendors are responsible for:

• Using official channels at all times

• Keeping contact details up to date

• Ensuring messages are accurate and complete

• Respecting communication boundaries

Win Store is not responsible for issues arising from unofficial communication.

9. Important Notes

• Official communication does not guarantee business engagement

• Instructions from unofficial sources are invalid

• Win Store reserves full discretion over communication control

၁။ အကျဉ်းချုပ်

ဤဆောင်းပါးသည် Vendor များအနေဖြင့်
Win Store နှင့် ဆက်သွယ်ရာတွင် အသုံးပြုရမည့်
တရားဝင် Communication Channel များ ကို ဖော်ပြထားပါသည်။

သတ်မှတ်ထားသော Channel များမှသာ ဆက်သွယ်ရပါမည်။

၂။ အသုံးပြုရမည့် တရားဝင် Channel များ

Vendor များသည်–

• Vendor Sourcing Portal

• Win Store ၏ Official Email

• Support / Ticketing System

• သတ်မှတ်ထားသော Contact Point

မှသာ ဆက်သွယ်ရပါမည်။

၃။ ရည်ရွယ်ချက်အလိုက် Channel အသုံးပြုမှု

• Product Inquiry – Vendor Portal / Email

• Quotation – သတ်မှတ်ထားသော Quotation Channel

• Quality Claim – Support / Claim Channel

• Documentation – Procurement Contact

Channel မှားယွင်းပါက အချိန်ကြာနိုင်ပါသည်။

၄။ မသုံးရသော ဆက်သွယ်နည်းများ

အောက်ပါနည်းလမ်းများကို မသုံးရပါ–

• Personal Message Apps

• Social Media

• သတ်မှတ်မထားသော ဝန်ထမ်းများနှင့် ဆက်သွယ်ခြင်း

• အတည်ပြုမထားသော ဖုန်းခေါ်ဆိုမှု

ဤနည်းလမ်းများမှ ပေးပို့သော အချက်အလက်များကို တရားဝင် မမှတ်ယူပါ။

၅။ ဆက်သွယ်မှု အပြုအမူ စံနှုန်းများ

Vendor များသည်–

• လုပ်ငန်းဆိုင်ရာ စည်းမျဉ်းများကို လိုက်နာရပါမည်

• ရှင်းလင်းမှန်ကန်စွာ ဆက်သွယ်ရပါမည်

• မလိုအပ်သော ဖိအားပေးမှု မပြုလုပ်ရပါ

၆။ အကြောင်းပြန်မှု အချိန်ကာလ

• Request အမျိုးအစားအလိုက် အချိန်ကာလ ကွာခြားနိုင်ပါသည်

• ချက်ချင်း မပြန်ခြင်းသည် ပယ်ချခြင်း မဟုတ်ပါ

• ထပ်ခါထပ်ခါ Follow-up မလုပ်ရပါ

၇။ မှတ်တမ်းသိမ်းဆည်းမှု

• Official Communication များကို မှတ်တမ်းတင်ထားပါသည်

• Verbal Communication များသည် အတည်မပြုပါ

• Written Confirmation များသာ အကျုံးဝင်ပါသည်

၈။ Vendor တာဝန်များ

Vendor များသည်–

• Official Channel များကိုသာ အသုံးပြုရပါမည်

• Contact Information ကို အချိန်မီ Update ပြုလုပ်ရပါမည်

• ဆက်သွယ်မှု စည်းမျဉ်းများကို လိုက်နာရပါမည်

၉။ အရေးကြီးသော မှတ်ချက်များ

• Official Communication သည် Order အာမခံ မဟုတ်ပါ

• Unofficial Instruction များကို မလိုက်နာရပါ

• Win Store သည် ဆက်သွယ်မှုကို ထိန်းချုပ်ပိုင်ခွင့်ရှိပါသည်