Non-Official Communication Disclaimer

Category: Quotation & Communication Process
Section: Communication Rules
Audience: Prospective & Approved Vendors
Visibility: Public
Last Updated: 02 Jan 2026

1. Overview

This disclaimer clarifies that only communications made through Win Store’s official channels are recognized as valid and binding.

Any information, instruction, or agreement shared through non-official communication methods is not authorized, not recorded, and not enforceable.

2. What Is Considered Non-Official Communication

Non-official communication includes, but is not limited to:

• Personal messaging apps (e.g. WhatsApp, Messenger, Line, Telegram)

• Social media platforms (e.g. Facebook, LinkedIn, X)

• Personal email addresses not registered with Win Store

• Verbal discussions without written confirmation

• Messages sent to non-designated or unauthorized staff

3. No Validity of Non-Official Information

Win Store does not recognize or accept:

• Prices or quotations shared via non-official channels

• Verbal confirmations or informal approvals

• Instructions given outside official systems

• Commitments made by unauthorized individuals

Such communications have no commercial or legal effect.

4. Vendor Responsibility & Risk

Vendors communicate at their own risk when using non-official channels.

Win Store is not responsible for:

• Misunderstandings arising from informal messages

• Losses caused by acting on unofficial information

• Disputes based on unrecorded conversations

Vendors must verify all instructions through official channels.

5. Protection Against Misrepresentation

This disclaimer protects vendors and Win Store from:

• Fraud or impersonation

• Misuse of staff names or titles

• Unverified pricing or terms

• Unauthorized commitments

If in doubt, vendors must seek written confirmation through official channels.

6. Reporting Non-Official Requests

Vendors are encouraged to report:

• Requests for pricing or favors via personal messages

• Instructions conflicting with published policies

• Suspected impersonation or misuse of Win Store identity

Reports should be submitted through official support channels.

7. Enforcement & Consequences

Engaging in or relying on non-official communication may result in:

• Quotation or submission rejection

• Delay or cancellation of sourcing processes

• Negative impact on vendor performance records

• Restriction or termination of vendor engagement

8. Important Notes

• Official communication is documented and auditable

• Silence or lack of response via non-official channels has no meaning

• Win Store reserves full discretion in enforcing this disclaimer

၁။ အကျဉ်းချုပ်

ဤ Disclaimer သည်
Win Store နှင့် ဆက်သွယ်ရာတွင်
တရားဝင် Channel များမှသာ အတည်ပြုမှုရှိကြောင်း ရှင်းလင်းဖော်ပြထားပါသည်။

တရားဝင် Channel မဟုတ်သော နည်းလမ်းများမှ
ပေးပို့သော အချက်အလက်များကို
Win Store မှ အတည်မပြုပါ။

၂။ Non-Official Communication ဆိုသည်မှာ

အောက်ပါနည်းလမ်းများဖြင့် ဆက်သွယ်ခြင်းကို
Non-Official Communication ဟု သတ်မှတ်ပါသည်–

• Personal Message Apps

• Social Media Platforms

• Win Store မသက်ဆိုင်သော Email

• စာဖြင့် အတည်မပြုထားသော စကားပြောဆိုမှု

• သတ်မှတ်မထားသော ဝန်ထမ်းများနှင့် ဆက်သွယ်ခြင်း

၃။ အတည်မပြုသော အချက်အလက်များ

Win Store သည်–

• Non-Official Channel မှ ပေးသော Price

• Verbal Approval

• Informal Instruction

• Unauthorized Commitment

များကို လက်မခံပါ။

၄။ Vendor တာဝန်နှင့် အန္တရာယ်

Non-Official Channel အသုံးပြုပါက
ဖြစ်ပေါ်သော အန္တရာယ်အားလုံးကို
Vendor ကိုယ်တိုင် ခံယူရပါမည်။

Win Store သည်–

• မတိကျသော သတင်းအချက်အလက်ကြောင့် ဖြစ်သော ဆုံးရှုံးမှု

• Informal Message အပေါ် အခြေခံသော ဆုံးဖြတ်ချက်

များအတွက် တာဝန်မယူပါ။

၅။ မမှန်ကန်သော ကိုယ်စားပြုမှုမှ ကာကွယ်ခြင်း

ဤ Disclaimer သည်–

• Fraud

• Impersonation

• Unauthorized Pricing

• မခွင့်ပြုထားသော Commitment

များမှ Vendor နှင့် Win Store ကို ကာကွယ်ပါသည်။

၆။ Non-Official Request များကို အသိပေးရန်

Vendor များသည်–

• Personal Message မှ Price တောင်းဆိုခြင်း

• Policy နှင့် မကိုက်ညီသော Instruction

• Win Store အမည် အသုံးပြု၍ မမှန်ကန်စွာ ဆက်သွယ်ခြင်း

တို့ကို Official Channel မှ အသိပေးနိုင်ပါသည်။

၇။ မလိုက်နာပါက ဖြစ်ပေါ်နိုင်သော အကျိုးဆက်များ

• Quotation ပယ်ချခြင်း

• Sourcing Process နှောင့်နှေးခြင်း

• Vendor Performance လျော့ကျခြင်း

• Vendor Engagement ရပ်ဆိုင်းခြင်း

၈။ အရေးကြီးသော မှတ်ချက်များ

• Official Communication များကိုသာ မှတ်တမ်းတင်ပါသည်

• Non-Official Channel မှ မပြန်ကြားခြင်းသည် အဓိပ္ပါယ်မရှိပါ

• Win Store သည် စည်းမျဉ်းများကို တင်းကျပ်စွာ အသုံးပြုပါသည်