No Quotation or Negotiation via Social Media Policy

Category: Quotation & Communication Process
Section: Communication Rules
Audience: Prospective & Approved Vendors
Visibility: Public
Last Updated: 02 Jan 2026

1. Overview

This policy clearly states that quotations, pricing discussions, and negotiations are strictly prohibited via social media or informal messaging platforms.

To ensure fair procurement, auditability, and professional governance, all commercial discussions must occur through official Win Store channels only.

2. Platforms Covered by This Policy

This policy applies to all social and informal platforms, including but not limited to:

• Facebook (Pages, Groups, Messenger)

• LinkedIn (Messages, Posts, Comments)

• X (Twitter), Instagram

• WhatsApp, Line, Telegram, WeChat

• Any other personal or non-official messaging tools

3. Prohibited Activities

Vendors must not use social media or informal platforms to:

• Submit quotations or pricing

• Negotiate prices, discounts, or terms

• Request price matching or competitor comparisons

• Share cost structures or confidential pricing

• Seek approval or confirmation of commercial terms

Such activities are not recognized and may be treated as violations.

4. Why This Policy Exists

This policy is in place to:

• Maintain equal opportunity among vendors

• Prevent misinformation or unauthorized commitments

• Ensure all pricing is documented and auditable

• Protect vendors and Win Store from disputes

Social media is not a secure or traceable procurement channel.

5. Required Alternative Channels

All pricing-related communication must be conducted through:

• Vendor Sourcing Portal (if enabled)

• Official Win Store procurement or support email

• Designated quotation submission systems

Only written confirmation via official channels is valid.

6. Consequences of Violation

Violating this policy may result in:

• Immediate rejection of quotations

• Disqualification from the current sourcing cycle

• Negative impact on vendor performance evaluation

• Suspension or termination of vendor engagement

Repeated violations are treated seriously.

7. Vendor Responsibilities

Vendors are responsible for:

• Ensuring staff understand and follow this policy

• Redirecting social media inquiries to official channels

• Avoiding informal price discussions under all circumstances

Win Store is not responsible for losses caused by policy violations.

8. Important Notes

• Messages sent via social media are not monitored for procurement

• Silence on social platforms does not imply rejection or approval

• Win Store reserves full discretion in enforcing this policy

၁။ အကျဉ်းချုပ်

ဤမူဝါဒသည်
Social Media မှ Quotation တင်ခြင်း၊ စျေးညှိနှိုင်းခြင်း မပြုလုပ်ရ ဟု တိတိကျကျ သတ်မှတ်ထားပါသည်။

Pricing နှင့် Commercial ဆိုင်ရာ ဆွေးနွေးမှုများကို
တရားဝင် Channel များမှသာ ဆောင်ရွက်ရပါမည်။

၂။ အကျုံးဝင်သော Platform များ

ဤမူဝါဒသည်–

• Facebook (Page, Group, Messenger)

• LinkedIn

• X (Twitter), Instagram

• WhatsApp, Line, Telegram, WeChat

• အခြား Personal Messaging Platform များ

အားလုံးကို အကျုံးဝင်ပါသည်။

၃။ မပြုလုပ်ရသော လုပ်ရပ်များ

Vendor များသည်–

• Social Media မှ Quotation မတင်ရ

• စျေးညှိနှိုင်းခြင်း မလုပ်ရ

• Discount သို့မဟုတ် Price Matching မတောင်းဆိုရ

• Confidential Pricing မမျှဝေရ

၄။ မူဝါဒ တည်ရှိရသော အကြောင်းရင်း

ဤမူဝါဒသည်–

• Vendor များအကြား တန်းတူအခွင့်အရေး ရရှိစေရန်

• မှားယွင်းသော အချက်အလက်များကို ကာကွယ်ရန်

• Pricing Record ကို ထိန်းသိမ်းရန်

• Dispute မဖြစ်စေရန်

အတွက် ဖြစ်ပါသည်။

၅။ အသုံးပြုရမည့် တရားဝင် Channel များ

Pricing ဆိုင်ရာ ဆက်သွယ်မှုများကို–

• Vendor Sourcing Portal

• Win Store Official Email

• Quotation System

မှသာ ဆောင်ရွက်ရပါမည်။

၆။ မလိုက်နာပါက ဖြစ်ပေါ်နိုင်သော အကျိုးဆက်များ

• Quotation ပယ်ချခြင်း

• Sourcing Process မှ ဖယ်ရှားခြင်း

• Vendor Performance လျော့ကျခြင်း

• Vendor Relationship ရပ်စဲခြင်း

၇။ Vendor တာဝန်များ

Vendor များသည်–

• ဤမူဝါဒကို ဝန်ထမ်းများအား နားလည်စေရန်

• Social Media Message များကို Official Channel သို့ လမ်းညွှန်ပေးရန်

• Informal Pricing ဆွေးနွေးမှု မပြုလုပ်ရန်

၈။ အရေးကြီးသော မှတ်ချက်များ

• Social Media Message များကို Procurement အတွက် မသုံးပါ

• Social Media မှ မပြန်ကြားခြင်းသည် အဓိပ္ပါယ်မရှိပါ

• Win Store သည် စည်းမျဉ်းများကို တင်းကျပ်စွာ အသုံးပြုပါသည်