Price Validity & Quotation Expiry Rules

Category: Commercial & Supply Requirements
Section: Quotation & Documentation Requirements
Audience: Prospective & Approved Vendors
Visibility: Public
Last Updated: 02 Jan 2026

1. Overview

This article defines Win Store’s price validity period and quotation expiry rules for all vendor-submitted quotations.

Clear validity rules are required to ensure pricing accuracy, fair comparison, and controlled procurement decisions.
Quotations without a defined validity period may be rejected or deemed invalid.

2. Price Validity Definition

Price validity refers to the fixed period during which:

• The quoted price remains unchanged

• Commercial terms remain applicable

• Win Store may evaluate, approve, or place an order

After the validity period expires, the quotation is no longer binding.

3. Mandatory Validity Period Declaration

All quotations must clearly state:

• The price validity duration (e.g., 7 days, 14 days, 30 days)

• The expiry date (calendar date preferred)

Quotations that do not specify validity will not proceed to evaluation.

4. Standard Validity Expectations

Unless otherwise agreed, Win Store generally expects:

• Local vendors: 7–14 days validity

• International vendors: 14–30 days validity

Validity expectations may vary based on market conditions, currency exposure, or product category.

5. Quotation Expiry Rules

Once a quotation expires:

• Win Store is not obligated to accept the quoted price

• Vendors must submit a new quotation if pricing changes

• Expired quotations cannot be reactivated or extended retroactively

Any pricing used after expiry requires re-approval.

6. Price Changes During Validity Period

Vendors must not:

• Change prices during the stated validity period

• Request adjustments due to currency movement, cost fluctuation, or market changes

• Apply conditional pricing during validity

Any price change invalidates the quotation.

7. Re-Quotation Policy

A new quotation is required if:

• The validity period has expired

• Product specifications change

• MOQ, lead time, or Incoterms change

• Commercial or currency terms are revised

Re-quotations are treated as new submissions.

8. Vendor Responsibilities

Vendors are responsible for:

• Providing realistic and sustainable pricing

• Monitoring quotation expiry timelines

• Submitting updated quotations when required

• Ensuring internal alignment before submission

Win Store is not responsible for vendor-side pricing errors or expiry oversight.

9. Important Notes

• Quotation submission does not guarantee order placement

• Validity acceptance does not imply approval

• Win Store reserves full discretion over quotation timing and acceptance

၁။ အကျဉ်းချုပ်

ဤဆောင်းပါးသည် Win Store သို့ Vendor များမှ တင်သွင်းသော
Price Validity (စျေးနှုန်း သက်တမ်း) နှင့် Quotation Expiry စည်းမျဉ်းများ ကို ဖော်ပြထားပါသည်။

Validity သတ်မှတ်ခြင်းသည် စျေးနှုန်း စိစစ်မှုနှင့် Procurement ဆိုင်ရာ ဆုံးဖြတ်ချက်များအတွက် အရေးကြီးပါသည်။

၂။ Price Validity အဓိပ္ပါယ်

Price Validity ဆိုသည်မှာ–

• သတ်မှတ်ထားသော ကာလအတွင်း

• စျေးနှုန်းနှင့် Commercial Terms မပြောင်းလဲဘဲ

• Win Store မှ စိစစ်နိုင်သော အချိန်ကာလ

ကို ဆိုလိုပါသည်။

Validity ကာလကုန်ဆုံးပြီးပါက Quotation သည် မအသုံးပြုနိုင်တော့ပါ။

၃။ Validity သတ်မှတ်ရမည့် လိုအပ်ချက်

Quotation များတွင်–

• Validity ကာလ (ဥပမာ – 7 ရက်၊ 14 ရက်၊ 30 ရက်)

• Expiry Date (ရက်စွဲ)

ကို မဖြစ်မနေ ဖော်ပြရပါမည်။

Validity မဖော်ပြထားသော Quotation များသည် ပယ်ချခံရနိုင်ပါသည်။

၄။ ပုံမှန် Validity မျှော်လင့်ချက်များ

အထူးသဘောတူညီချက် မရှိပါက–

• ဒေသတွင်း Vendor များ – 7 မှ 14 ရက်

• နိုင်ငံတကာ Vendor များ – 14 မှ 30 ရက်

ဖြစ်ပါသည်။

၅။ Quotation Expiry စည်းမျဉ်းများ

Quotation သက်တမ်းကုန်ဆုံးပြီးပါက–

• Win Store မှ လက်ခံရန် မလိုအပ်ပါ

• Vendor မှ Quotation အသစ် တင်သွင်းရပါမည်

• Expired Quotation ကို ပြန်အသုံးမပြုနိုင်ပါ

၆။ Validity ကာလအတွင်း စျေးနှုန်း ပြောင်းလဲခြင်း

Vendor များသည်–

• Validity ကာလအတွင်း စျေးနှုန်း မပြောင်းလဲရပါ

• Currency သို့မဟုတ် Market အပြောင်းအလဲကြောင့် စျေးညှိနှိုင်းခြင်း မပြုလုပ်ရပါ

• Conditional Pricing မအသုံးပြုရပါ

စျေးနှုန်း ပြောင်းလဲပါက Quotation သည် မမှန်ကန်တော့ပါ။

၇။ Re-Quotation လိုအပ်သော အခြေအနေများ

အောက်ပါအခြေအနေများတွင် Quotation အသစ် တင်ရပါမည်–

• Validity ကာလကုန်ဆုံးပါက

• Product Specification ပြောင်းလဲပါက

• MOQ၊ Lead Time၊ Incoterm ပြောင်းလဲပါက

• Currency သို့မဟုတ် Commercial Terms ပြောင်းလဲပါက

၈။ Vendor တာဝန်များ

Vendor များသည်–

• လက်တွေ့ကျသော စျေးနှုန်းကို တင်သွင်းရပါမည်

• Validity ကာလကို ကိုယ်တိုင် စောင့်ကြည့်ရပါမည်

• လိုအပ်ပါက Quotation အသစ် တင်ရပါမည်

• အတည်ပြုချက်မရှိဘဲ ပြင်ဆင်ခြင်း မပြုလုပ်ရပါ

၉။ အရေးကြီးသော မှတ်ချက်များ

• Quotation တင်သွင်းခြင်းသည် Order အာမခံ မဟုတ်ပါ

• Validity သတ်မှတ်ခြင်းသည် Approval မဟုတ်ပါ

• Win Store သည် Quotation လက်ခံမှုကို ကိုယ်ပိုင်ဆုံးဖြတ်ခွင့်ရှိပါသည်