Required Documents (Invoice, Packing List, CO, Specifications)

Category: Commercial & Supply Requirements
Section: Quotation & Documentation Requirements
Audience: Prospective & Approved Vendors
Visibility: Public
Last Updated: 02 Jan 2026

1. Overview

This article outlines the mandatory documents that vendors must provide when engaging in commercial transactions with Win Store.

Accurate and complete documentation is essential for quotation evaluation, customs clearance, payment processing, and compliance verification.
Missing or incorrect documents may result in delays, rejection, or order cancellation.

2. General Documentation Requirements

All vendor documents must be:

• Accurate, complete, and consistent

• Issued in English (or with an English translation if requested)

• Aligned with the approved quotation and commercial terms

• Submitted through official channels only

Win Store does not accept informal or unofficial documents.

3. Commercial Invoice

Purpose

The commercial invoice is the primary document used for pricing verification, customs, and payment processing.

Mandatory Information

• Vendor legal name and address

• Invoice number and date

• Buyer name (Win Store or designated entity)

• Product description and quantity

• Unit price and total value

• Currency

• Applicable Incoterm

• Country of origin

Invoices that do not match the approved quotation may be rejected.

4. Packing List (PL)

Purpose

The packing list details how goods are packed and prepared for shipment.

Mandatory Information

• Package count and carton numbers

• Product description per package

• Quantity per carton

• Net weight and gross weight

• Dimensions (if applicable)

Packing lists must accurately reflect the physical shipment.

5. Certificate of Origin (CO)

Purpose

The Certificate of Origin confirms the country where the goods were manufactured and may be required for customs clearance or duty assessment.

Requirements

• Issued by an authorized body (if applicable)

• Clearly states country of origin

• Matches invoice and shipment details

Submission of CO may be mandatory for certain products or destinations.

6. Product Specifications / Datasheets

Purpose

Specifications verify technical compliance, quality standards, and product suitability.

Required Details

• Technical specifications

• Materials and composition

• Dimensions and tolerances

• Performance or testing standards

• Applicable certifications (if any)

Specifications must match the quoted and supplied products.

7. Document Consistency & Accuracy

All submitted documents must be:

• Consistent with each other

• Aligned with the approved quotation and order

• Free from conflicting information

Discrepancies may result in customs delays, payment holds, or rejection.

8. Vendor Responsibilities

Vendors are responsible for:

• Preparing and submitting complete documentation

• Verifying document accuracy before submission

• Responding promptly to document clarification requests

• Bearing costs related to document correction or re-issuance

Win Store is not responsible for delays caused by document errors.

9. Important Notes

• Document submission does not guarantee order acceptance

• Additional documents may be requested depending on product or destination

• Win Store reserves the right to reject non-compliant documentation

၁။ အကျဉ်းချုပ်

ဤဆောင်းပါးသည် Win Store နှင့် Vendor များအကြား ကုန်သွယ်ရာတွင်
မဖြစ်မနေ တင်သွင်းရမည့် စာရွက်စာတမ်းများ ကို ဖော်ပြထားပါသည်။

စာရွက်စာတမ်းများ မပြည့်စုံပါက
ပို့ဆောင်မှု၊ ငွေပေးချေမှုနှင့် Customs လုပ်ငန်းစဉ်များတွင် အခက်အခဲ ဖြစ်ပေါ်နိုင်ပါသည်။

၂။ အထွေထွေ စာရွက်စာတမ်း လိုအပ်ချက်များ

Vendor များမှ တင်သွင်းသော စာရွက်စာတမ်းများသည်–

• မှန်ကန်ပြီး ပြည့်စုံရပါမည်

• English ဘာသာဖြင့် (လိုအပ်ပါက ဘာသာပြန်ဖြင့်)

• Approved Quotation နှင့် ကိုက်ညီရပါမည်

• တရားဝင် Channel များမှသာ တင်သွင်းရပါမည်

၃။ Commercial Invoice

အသုံးပြုရသည့် ရည်ရွယ်ချက်

Invoice သည် စျေးနှုန်းစစ်ဆေးမှု၊ Customs နှင့် Payment အတွက် အသုံးပြုပါသည်။

မဖြစ်မနေ ပါဝင်ရမည့် အချက်အလက်များ

• Vendor လုပ်ငန်းအမည်နှင့် လိပ်စာ

• Invoice နံပါတ်နှင့် ရက်စွဲ

• ဝယ်ယူသူအမည် (Win Store)

• Product အချက်အလက်နှင့် အရေအတွက်

• Unit Price နှင့် စုစုပေါင်းတန်ဖိုး

• ငွေကြေးအမျိုးအစား

• Incoterm

• Country of Origin

၄။ Packing List (PL)

ရည်ရွယ်ချက်

Packing List သည် ကုန်ပစ္စည်းများကို ဘယ်လိုထုပ်ပိုးထားသည်ကို ဖော်ပြပါသည်။

ပါဝင်ရမည့် အချက်အလက်များ

• Carton အရေအတွက်

• Product နှင့် Quantity

• Net Weight / Gross Weight

• Dimension (လိုအပ်ပါက)

၅။ Certificate of Origin (CO)

ရည်ရွယ်ချက်

CO သည် ကုန်ပစ္စည်း ထုတ်လုပ်ရာ နိုင်ငံကို အတည်ပြုပါသည်။

လိုအပ်ချက်များ

• တရားဝင် အဖွဲ့အစည်းမှ ထုတ်ပေးထားရပါမည်

• Invoice နှင့် ကိုက်ညီရပါမည်

၆။ Product Specification / Datasheet

ရည်ရွယ်ချက်

Product Specification သည် Quality နှင့် Technical Compliance ကို စစ်ဆေးရန် အသုံးပြုပါသည်။

ပါဝင်ရမည့် အချက်အလက်များ

• Technical Specification

• Material

• Dimension

• Performance Standard

• Certification (ရှိပါက)

၇။ စာရွက်စာတမ်း ကိုက်ညီမှု

စာရွက်စာတမ်းများအားလုံးသည်–

• တစ်ခုနှင့်တစ်ခု ကိုက်ညီရပါမည်

• Approved Quotation နှင့် ကိုက်ညီရပါမည်

• မမှန်ကန်သော အချက်အလက် မရှိရပါ

၈။ Vendor တာဝန်များ

Vendor များသည်–

• စာရွက်စာတမ်းများ ပြည့်စုံစွာ ပြင်ဆင်ရပါမည်

• မှားယွင်းမှုများကို ကိုယ်တိုင်တာဝန်ယူရပါမည်

• ပြန်လည်ပြင်ဆင်ရသော ကုန်ကျစရိတ်များကို ခံယူရပါမည်

၉။ အရေးကြီးသော မှတ်ချက်များ

• စာရွက်စာတမ်း တင်သွင်းခြင်းသည် Order အာမခံ မဟုတ်ပါ

• Product အမျိုးအစားအလိုက် စာရွက်စာတမ်း ထပ်မံတောင်းဆိုနိုင်ပါသည်

• Win Store သည် စာရွက်စာတမ်း လက်ခံမှုကို ကိုယ်ပိုင်ဆုံးဖြတ်ခွင့်ရှိပါသည်